QUY TRÌNH
Thực hiện việc mua sắm, sửa chữa
ở Trường Trung cấp Kinh tế Khánh Hòa
(Ban hành kèm theo Quyết định số 61/QĐ-TCKT ngày 19/5/2020
của Hiệu trưởng Trường Trung cấp Kinh tế Khánh Hòa)
1. Bước 1: Đề xuất nhu cầu mua sắm, sửa chữa
Khi cần mua sắm, sửa chữa, phòng, khoa, bộ phận được giao nhiệm vụ quản lý tài sản cần sửa chữa hoặc cần mua sắm có trách nhiệm làm đơn đề xuất mua sắm, sửa chữa trình Hiệu trưởng phê duyệt. (Theo mẫu)
2. Bước 2: Phê duyệt chủ trương
- Hiệu trưởng căn cứ nhu cầu thực tế và tình hình tài chính của nhà trường để quyết định phê duyệt hoặc không phê duyệt đơn đề xuất mua sắm, sửa chữa.
- Đối với những hàng hóa, dịch vụ có giá trị lớn mà theo quy định của pháp luật phải tổ chức đấu thầu, đấu giá thì Hiệu trưởng sẽ thành lập tổ giúp việc để giúp mình thực hiện các quy trình theo quy định của pháp luật. Thành phần tổ giúp việc do Hiệu trưởng quyết định nhưng phải có thành viên của đơn vị đề xuất mua sắm, sửa chữa.
- Đối với những tài sản có giá trị thấp, số lượng ít hoặc trong những trường hợp cấp bách cần xử lý ngay, Hiệu trưởng có thể chỉ định người phù hợp thực hiện việc mua sắm, sửa chữa.
3. Bước 3: Lựa chọn hàng hóa, dịch vụ và đơn vị cung cấp
- Sau khi đề xuất mua sắm, sửa chữa đã được Hiệu trưởng phê duyệt, bộ phận đề xuất mua sắm, sửa chữa tiến hành khảo giá, lựa chọn đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ tốt nhất, giá cả thấp nhất.
- Sau khi đã lựa chọn được hàng hóa, dịch vụ và đơn vị cung cấp, đơn vị đề xuất mua sắm, sửa chữa phải làm báo giá bao gồm các thông tin sau đây: Thông tin về sản phẩm, thông số kỹ thuật, đơn vị cung cấp, giá cả,… trình Hiệu trưởng phê duyệt. Trưởng đơn vị, bộ phận đề xuất mua sắm, sửa chữa chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về chất lượng, hiệu quả, tính phù hợp,… của loại hàng hóa, dịch vụ mà mình đề xuất (Theo mẫu)
4. Bước 4: Lập Tổ khảo giá
Sau khi nhận được báo giá của đơn vị đề xuất mua sắm, sửa chữa, Hiệu trưởng thành lập Tổ khảo giá để xác minh lại báo giá của đơn vị đề xuất mua sắm, sửa chữa cung cấp. Đồng thời, Tổ khảo gia sẽ khảo giá ở những đơn vị cung cấp khác để lựa chọn đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ tốt nhất, giá cả thấp nhất. Sau khi khảo giá, Tổ khảo giá làm báo giá với nội dung giống như ở Bước 3 trình Hiệu trưởng phê duyệt. Giá do Tổ khảo giá đề xuất phải thấp hơn hoặc bàng giá do đơn vị mua sắm, sửa chữa đề xuất. Thành viên Tổ khảo giá không được là thành viên của đơn vị để xuất mua sắm, sửa chữa. Tổ khảo giá chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về giá cả của hàng hóa, dịch vụ do mình đề xuất.
5. Bước 5: Phê duyệt giá
Sau khi nhận được báo giá của Tổ khảo giá, Hiệu trưởng sẽ xem xét phê duyệt giá của hàng hóa, dịch vụ do Tổ khảo giá cung cấp.
6. Bước 6: Tiến hành việc mua sắm, sửa chữa
Sau khi Hiệu trưởng đã phê duyệt báo giá, đơn vị đề xuất mua sắm, sửa chữa thực hiện việc mua sắm, sửa chữa theo thông tin của báo giá đã được phê duyệt. Đơn vị thực hiện việc mua sắm, sửa chữa có thể lựa chọn đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ khác nhưng phải đảm bảo giá cả phải thấp hơn hoặc bằng giá cả được phê duyệt, chất lượng, chủng loại hàng hóa, dịch vụ phải giống như trong báo giá được phê duyệt.
7. Bước 7: Nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ
- Đối với hàng hóa: Khi nhà cung cấp giao hàng hóa, đơn vị đề xuất mua sắm phải lập biên bản giao nhận hàng hóa và thông báo cho Tổ khảo giá kiểm tra, giám sát. Nếu phát hiện hàng hóa không đúng với thông tin báo giá được Hiệu trưởng phê duyệt thì yêu cầu từ chối nhận hàng hóa. Nếu phát sinh chi phí do việc trả lại hàng hóa thì trưởng bộ phận thực hiện việc mua sắm phải chịu trách nhiệm thanh toán.
- Đối với dịch vụ: Khi dịch vụ hoàn thành, đơn vị đề xuất sửa chữa phải làm biên bản nghiệm thu và thông báo cho Tổ khảo giá kiểm tra, giám sát. Nếu phát hiện chất lượng dịch vụ không đúng với thông tin báo giá được Hiệu trưởng phê duyệt thì yêu cầu phải thực hiện cho đến khi hoàn thiện. Nếu chất lượng không đảm bảo thì Hiệu trưởng sẽ từ chối thanh toán và trưởng đơn vị đề xuất sửa chữa phải chịu trách nhiệm.
8. Bước 8: Thanh toán
- Trưởng phòng Kế hoạch – Tài chính có trách nhiệm tham mưu cho Hiệu trưởng ban hành các quy trình, quy định về thanh toán, các mẫu biểu có liên quan và công khai thủ tục thanh toán để các đơn vị, cá nhân trong nhà trường biết và thực hiện.
- Khi đơn vị thực hiện việc mua sắm, sửa chữa cung cấp đầy đủ hồ sơ theo quy định, Phòng Kế hoạch – Tài chính có nhiệm vụ thanh toán chi phí mua sắm, sửa chữa theo quy định thời hạn quy định./.
KT. HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
